¿Cuál es la diferencia entre un software de ERP y uno de automatización de procesos?

¿Cuál es la diferencia entre un software de ERP y uno de automatización de procesos?

Saturday, November 14, 2020

Lo que me ha motivado a escribir este artículo, es que en numerosas oportunidades cuando estoy hablando con prospectos sobre los beneficios de la automatización de los procesos de negocios, estos me comentan que su software ERP ya automatiza procesos. Si bien esto es cierto en parte y que ambas soluciones comparten un objetivo común para mejorar la productividad y aumentar los beneficios de la empresa, ambas soluciones tienen diferencias claves.

Planificación de recursos empresariales

La planificación de recursos empresariales (ERP) es un software que consta de una serie de aplicaciones integradas que se utilizan para recopilar, almacenar, gestionar y analizar datos de varias actividades de negocios diferentes, tales como:

  • Compras y facturación
  • Nómina de sueldos
  • La gestión del inventario
  • Fabricación

Los sistemas ERP permiten que una empresa vea sus procesos “core” en tiempo real utilizando una serie de bases de datos integradas y rastrea los recursos relacionados con diferentes áreas de negocio, como efectivo, materias primas y niveles de existencias actuales. Algunos softwares de “alto calibre” de ERP también tienen algunas capacidades de análisis y mejora de procesos.

Automatización de procesos de negocios

La automatización de procesos de negocios se refiere al diseño, digitalización, automatización, ejecución y monitorización de procesos basados en reglas de flujo de trabajo donde las tareas humanas, los datos o los ficheros se enrutan entre personas o sistemas en función de reglas de negocio predefinidas.

Al automatizar los procesos de negocio, especialmente aquellos procesos que los empleados realizan de forma manual se consigue que estos se ejecuten de forma predecible, constante, a tiempo y sin errores lo que se traduce en mejoras significativas en:

  • Eficiencia
  • Productividad
  • Exactitud
  • Audibilidad
  • Responsabilidad
  • Satisfacción laboral

Automatización de procesos y ERP

Consideremos todas las tareas de los procesos de negocios que tienen lugar dentro y/o adyacentes a los sistemas ERP. Estos flujos de trabajo pueden incluir desde aprobaciones de gestión hasta planificación de productos y pedidos de clientes. Todos estos procesos se relacionan con los datos almacenados dentro de un sistema ERP, pero el flujo y la gestión de esos datos pueden ocurrir en cualquier lugar. Algunos sistemas ERP incluyen un nivel de automatización del flujo de trabajo listo para usar y, en algunos casos, es suficiente para satisfacer las necesidades mínimas de una

organización. Sin embargo, los administradores de ERP pueden sentirse limitados por estas herramientas, ya que las funciones de automatización de flujos de trabajo de un ERP se crean con una funcionalidad mínima y no pueden manejar tipos de flujos de trabajo más complejos y personalizados ocasionando numerosas ineficiencias en su negocio.

"Una solución a esta funcionalidad limitada de flujo de trabajo de ERP es utilizar un software de automatización de procesos de negocio que opere independientemente del ERP pero que pueda integrarse con él según sea necesario."

Esto combina el robusto motor de flujo de trabajo de una solución de automatización de procesos nativa con la potencia de backend de un sistema ERP. El ERP sigue siendo la base de datos central, mientras que el sistema de flujo de trabajo independiente transporta datos y conecta a las personas independientemente de la complejidad del proceso necesario.

Las soluciones de automatización del flujo de trabajo, junto con un sistema ERP, pueden brindar la capacidad de:

  • Crear aprobaciones individuales, grupales o de varios niveles
  • Ejecutar flujos paralelos o secuenciales
  • Configurar recordatorios, notificaciones personalizables y tiempos de espera
  • Permitir a los usuarios realizar un seguimiento del progreso de las tareas
  • Crear paneles e informes de KPI para verificar el rendimiento
  • Proporcionar traza para realizar una auditoría completa y con sello de tiempo de todas las actividades

Cuando la automatización del flujo de trabajo se integra con su sistema ERP, encontrará que los datos ERP son más precisos y que las tareas relacionadas se realizan de manera más oportuna. Además, tendrá un seguimiento de auditoría completo de todas las actividades realizadas.

Como ejemplo del “dúo dinámico” puedo citar el caso de uno de nuestros clientes en su departamento de compras. Ellos tienen un ERP, de estos de alto calibre, que generaba las órdenes de compra con todos sus datos. Hasta aquí estaba bien, pero su ERP no incluía un proceso automatizado para gestionar el proceso entero de P2P (purchase-to-pay) por lo que estas tareas se hacían de forma manual generando retrasos y costosos errores en el departamento de compra.

Para solucionar esta situación, se automatizó el proceso de gestión de compras integrándolo con el ERP. Este proceso automatizado comenzaba

tomando como input el pedido generado por el ERP y a partir de ahí todas las tareas relacionadas con la gestión de proveedores, propuestas, aprobación y facturación se asignaban de forma automática a los responsables para que estos las ejecutaran. Al final del proceso se actualizaba el ERP con los datos resultantes del proceso P2P automatizado.

A las pocas semanas de estar usando el proceso automatizado, nuestro cliente nos contó que habían reducido el tiempo de ejecución del proceso P2P a casi la mitad, minimizado los errores y gestionando mejor el departamento gracias a la información que generaba el proceso automatizado (tiempos, cuello de botellas, etc.). Por último, debido a que el proceso de compra se diseñó, digitalizó y se automatizó en menos de dos semanas a un coste realmente bajo de las licencias de software, el ROI fue prácticamente automático.

¿Cuál es el adecuado para su negocio?

Si está buscando una solución que pueda gestionar las funciones de su negocio en toda su empresa con un gran enfoque en el almacenamiento de datos en una base de datos común, ERP es el sistema para usted. Si realmente estás más centrado en procesos específicos y optimizarlos a todo su potencial, el software de automatización de procesos es un mejor ajuste. Pero recuerde, se pueden usar juntos para hacerse más fuertes. Por lo tanto, es posible que no sea necesario elegir uno u otro, sino que la mejor opción para su organización sería usar ambos.

Autor: Reinaldo Hoffmann Lange. 22/09/2020.

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