Cuatro motivos claves por los que muchas pymes todavía no han automatizado sus procesos de negocios

Cuatro motivos claves por los que muchas pymes todavía no han automatizado sus procesos de negocios

Saturday, November 14, 2020

Muchos tomadores de decisiones de pymes se están formulando la misma pregunta cuando se trata de la automatización de sus procesos de negocios: ¿Cuándo debo hacerlo?

Lo cierto es que la automatización de procesos está aquí para quedarse y a medida que esta se va afianzando, las empresas miran a sus competidores y se preguntan cuándo deberían considerar implementarla por sí mismas. Al final, ya no es cuestión de si las empresas deben o no automatizar sus procesos sino más bien, cuándo deben hacerlo.

Analicemos a continuación por qué algunas pymes siguen sin automatizar sus procesos de negocios y por qué no deberían esperar más para aprovecharse de los grandes beneficios que esto ofrece.

¿Por qué algunas pymes todavía no han automatizado sus procesos?

Existen muchas razones o excusas con que las pymes justifican el no haber adoptado todavía la automatización de sus procesos, pero yo las resumo básicamente en los siguientes cuatro puntos:

COSTE

Las pymes alegan que todavía el coste de automatizar sus procesos sigue siendo muy alto para ellos y con esto no solo se refieren al coste del software sino al de la implementación de toda la estrategia de automatización de procesos como tal.

"Varios estudios han demostrado que el empleado promedio de oficina puede llegar a perder hasta un 40% de su tiempo al día por culpa de la realización manual de los procesos de negocios."

Honestamente, 50% suena a una barbaridad, pero es más que plausible después de haber visto lo que he visto en tantas pymes, pero para efectos de este artículo rebajemos esa perdida a la mitad, al 25% el cual sigue siendo muchísimo dinero si lo vemos, por ejemplo, en términos de salarios.

Ahora bien, vamos a ser conservadores y digamos que con la automatización de los procesos de negocios vamos a recuperar solo un 10% que es más que lograble. Esto significa unos 48 minutos al día o 4 horas por semana por empleado. Esto no solo es muchísimo dinero, sino que, si este tiempo se dedica a actividades que realmente añaden valor a la empresa, ¿cuánto más podríamos producir? Probablemente mucho más de lo que producimos hoy en día, lo que se traduciría en más dinero para la empresa.

En este artículo https://www.linkedin.com/pulse/pyme-cu%C3%A1l-ser%C3%ADa-el-retorno-de-tu-inversi%C3%B3n-si-tus-del-hoffman-lange/ que publiqué en febrero de este año, trato el tema del retorno de inversión por la automatización de procesos que vale la pena darle un vistazo.

MIEDO AL CAMBIO

La automatización de procesos no es una píldora que se toma una vez para resolver un dolor y basta, sino que se trata de un cambio a una gestión por procesos que, como todo hábito, en este caso empresarial requiere de tiempo, constancia y compromiso.

Muchas veces los tomadores de decisiones se desaniman o le temen a este tipo de proyectos al leer historias de terror sobre los intentos fallidos de otras empresas. Pero ha quedado demostrado, que los fallos no se deben a la automatización de procesos per se, sino por una estrategia y liderazgo deficientes. Como mencioné en el párrafo anterior, la gestión por procesos es un hábito empresarial que para formarlo requerirá de tiempo, constancia y compromiso y esto solo puede venir de los líderes de la empresa so pena de entrar en las estadísticas de fallos.

COMPLEJIDAD

Por lo general, las pymes no son muy “tecnológicas” que se diga y siguen viendo muy complejas la mayoría de las plataformas existentes para la automatización de procesos.

Hoy en día, se puede palpar el gran esfuerzo que se está haciendo para que las pymes se monten en el carro de la transformación digital cuya base es la automatización de procesos. Pero hasta ahora, pareciera que estos esfuerzos no han rendido los frutos esperados. Después de más de 30 años de haber sido un empresario pyme, de haber interactuado con muchas pymes y cuestionarme profundamente el rol de la tecnología en las pymes, llegué a la conclusión de que quizás no se trate de si las pymes tengan que entender la tecnología y sus beneficios para que finalmente la puedan adoptar, sino más bien si la tecnología realmente ha entendido a las pymes y a sus realidades para que estas puedan adoptarla. Mi opinión, es que la tecnología en general no ha entendido o por lo menos no totalmente, la realidad de las pymes. Pareciera que las pymes y la tecnología hablaran idiomas totalmente distintos, pero en realidad, la tecnología es la que tiene la obligación de entender lo que dicen las pymes y no al revés.

Para que la automatización de procesos, o cualquier otra tecnología, termine de entrar en las pymes, es necesario que esta esté en un contexto que sea simple y fácil de entender para las pymes lo que hará que su adopción sea mucho más fácil y rápida.

INCOMPATIBILIDAD

Siempre he dicho, que una de las ventajas competitivas de las pymes es su informalidad. Es la flexibilidad que nos permite hacer cosas que las grandes empresas no pueden hacer o no deberían hacer. La informalidad es parte del ADN de las pymes y si bien la automatización de procesos es una formalización de los procesos de negocios, en su gestión no se puede dejar fuera los aspectos informales de las pymes porque sería como tratar de meter un círculo en la figura de un cuadrado.

Sin embargo, pareciera que esta realidad de las pymes ha sido ignorada por la mayoría de las plataformas de automatización existentes en el mercado y siguen insistiendo en venderles un “Ferrari para cruzar un desierto”.

Hoy en día creo que los beneficios de la automatización de los procesos de negocio se conocen bastante bien, pero como dueño de una PYME ¿estaría dispuesto a sacrificar mi flexibilidad por los beneficios de la automatización de procesos? Para muchos, la respuesta sería no.

Afortunada o desafortunadamente, depende como se mire, para la mayoría de las empresas, la transformación digital, que comienza con la automatización de procesos, no es una opción sino una necesidad, algo que muchas pymes están reconociendo a medida que van saliendo al mercado soluciones de automatización, como Seliom, que hacen la automatización de procesos algo simple, rápido y económico.

Esto significa que de una forma u otra necesitan encontrar una manera de transformar con éxito sus procesos de trabajo o correr el riesgo de ser superados por la competencia.

Esta renuencia a automatizar procesos puede ser mucho más costosa que las propias soluciones, y no reconocer esta necesidad como parte de una estrategia de negocio general causará mucho más pánico en el futuro.

Las empresas no deben esperar más por la automatización empresarial, y lo digo como dueño de una pyme, ya que muchos de sus competidores ya han comenzado la transición de lo manual a lo digital.

La automatización llevará tiempo, siempre recomendamos que debe realizarse gradualmente, pero los beneficios de introducirla en las empresas hablan por sí mismos.

Es la razón por la que muchos otros lo están haciendo: procesos de trabajo más eficientes; trabajo menos repetitivo; reducciones de costes; y más análisis de datos para decisiones de negocios.

La automatización de procesos ayuda a las empresas a lograr y mantener una ventaja competitiva en su industria. Con el aumento de la productividad del personal y disminución de costes, las empresas pueden disfrutar de una mayor capacidad operativa al tiempo que brindan una experiencia superior al cliente.

La automatización de procesos es solo un aspecto de la transformación digital que está cambiando la forma en que operan las pequeñas empresas en el panorama actual el cual está en constante evolución.

Autor: Reinaldo Hoffmann Lange. 07/09/2020.

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