La automatización de procesos para mitigar los efectos del COVID-19

La automatización de procesos para mitigar los efectos del COVID-19

Saturday, November 14, 2020

Está claro que debido al COVID-19 todas las empresas están siendo afectadas de una forma u otra y que definitivamente la manera que éstas operarán en el futuro todavía no está claro del todo. Era bien sabido que todas las empresas, especialmente las pymes, tenían que tomar o seguir transitando el camino hacia la digitalización, lo que no sabíamos y que toma a casi todo el mundo por sorpresa, es la velocidad con que esto tendría que suceder para poder sobrevivir como empresa.

La manera y profundidad con que el COVID-19 ha afectado las empresas de todo el mundo no tiene precedente y claramente se ha convertido en un punto de inflexión en la manera y sobre todo la velocidad en que las empresas tienen que realizar todo.

"Antes del COVID-19, las pymes sentían que tenían tiempo suficiente para realizar los cambios en su empresa, especialmente en tecnología, que les permitirían perdurar en el tiempo.

Ahora, todo ha cambiado y en vez de tener años, las pymes tienen semanas para ponerse las pilas para pasar de lo manual a lo digital so pena de tener que cerrar sus puertas."

Dentro de este mundo digital al que las pymes tienen que migrar, uno de los sectores más importante es el de la automatización de procesos. La razón, simplemente porque todo lo que hacemos en las empresas está basado en procesos, estén formalizados o no y es precisamente aquí donde la necesidad de cambiar se hace más crítica. En el fondo, los procesos de negocios de cada empresa son los que son y estos seguirán siendo los mismos. Lo que si cambia constantemente, y seguirá cambiando, es la forma en que estos procesos tienen que llevarse a cabo y la adaptación a estas nuevas formas de trabajo será determinante para la supervivencia de la empresa. Si algo ha quedado claro con el COVID-19, es que por un buen tiempo, lo que antes nos costaba un esfuerzo X, ahora nos tomará un esfuerzo X+N para obtener los mismos resultados y esto hay que lograrlo utilizando los mismos recursos que antes del COVID-19.

Automatizar procesos para minimizar los efectos de la crisis

Aquellas empresas que ya habían adoptado la automatización de procesos como una forma de gestión, les ha sido mucho más fácil adecuarse a la nueva realidad laboral y de hacer negocios, sin que esto fuera en detrimento de su productividad. Que sus canales de atención al cliente soporten la carga de trabajo sobresaturada por parte de sus clientes o que todos los involucrados con el trabajo de back-office puedan realizar sus tareas desde sus casas sin problemas son algunos ejemplos de lo que la automatización de procesos les ha permitido realizar sin inconvenientes.

La crisis generada por el COVID-19 obliga a las empresas a tomar medidas tanto “puertas afuera” como “puertas adentro”. Puertas afuera, para poder seguir vendiendo sus productos en la denominada “nueva normalidad”, las empresas necesitan entre otras cosas, adecuar sus canales de comercialización y el soporte post venta de sus productos, así como también realizar las modificaciones necesarias a sus productos y/o servicios para que estos se adapten a la nueva realidad. Puertas adentro, las empresas necesitan cambiar a una estrategia de costes a modo “lean” eliminando

desperdicios e involucrando a sus empleados en formas más profundas de pensar en sus propios trabajos y formas más inteligentes de trabajar juntos.

Como mencioné antes, todo lo que hacemos en las empresas está basado en procesos, ergo la automatización de procesos actuará de base para soportar todos los cambios, puertas adentro y afuera, que las empresas necesitan realizar si quieren seguir existiendo en la famosa “nueva realidad”.

Para aquellos que conocen poco sobre el concepto de automatización de procesos, podemos resumirlo en tres pasos: documentación, automatización y ejecución.

Para automatizar un proceso primero hay que documentarlo, definirlo, mapearlo, pintarlo o como se quiera llamar al hecho de tener claro cuáles son las acciones, responsables y resultados que componen nuestros procesos de negocios. Y es precisamente en esta etapa cuando se empiezan a percibir los beneficios de automatizar procesos, ya que mediante la documentación de un proceso nos damos cuenta, en profundidad, de su funcionamiento y al tener esto claro es cuando realmente podemos aportar maneras de mejorarlo. En repetidas oportunidades cuando junto a uno de nuestros clientes hemos pintado un proceso, este se sorprende al ver la magnitud del mismo y al ver con claridad todas las áreas y personas afectadas involucradas en un proceso, se les facilita muchísimo ver donde hay desperdicios que con pequeños cambios, en la mayoría de las veces, pueden mejorar exponencialmente la eficiencia en la realización del proceso impactando de forma positiva los costes de la empresa.

Una vez que se tiene el proceso definido y claro, automatizarlo es muy sencillo, ya que solo hay que presionar un botón para que el proceso quede automatizado y pueda ser lanzado por las personas autorizadas y ejecutado por todos los responsables de cada una de las tareas que forman el proceso, de forma predecible, constante y sin errores y lo mejor de todo, independientemente de donde se encuentren los empleados.

¿Dónde están las oportunidades de automatización?

Las mejores oportunidades de automatizar procesos son en aquellas industrias con mucho trabajo de back-end y procesos manuales. Por lo general, sus procesos de negocios involucran a muchas personas a través de todos los departamentos, con mucho intercambio de documentos y formularios, aprobaciones y sobre todo mucha comunicación interna, con clientes, proveedores y los sistemas de software con los que trabajan.

En definitiva, la automatización de los procesos de negocios es crucial para que las empresas puedan adaptarse a la nueva realidad post-COVID, para producir mucho más utilizando los mismos recursos y en especial, poder controlar el trabajo remoto que se realiza en la empresa permitiendo en todo momento saber quién está haciendo qué, cómo y cuándo.

Autor: Reinaldo Hoffmann Lange. 24/08/2020.

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