Siempre he pensado que a las pymes no se les habla su idioma en cuando a tecnología se refiere, ni lo que puede hacer por ella, ni cuánto cuesta, etc. Con conocimiento de causa, porque he sido socio en una pyme casi toda mi vida profesional, podría decir que las pymes tienen en común lo siguiente:

Falta de tiempo:

Los que trabajan en una pyme y en especial los socios, está tan avocados al negocio y producir el dinero necesario para pagar los costes de la empresa y ganar algo de dinero, que nunca tienen mucho tiempo para pensar en el negocio y siempre están “buscando un segundo para completar 1 minuto”.

El dinero casi siempre es un problema:

Debido a su tamaño, las pymes no cuentan con economías de escala por lo que todo le sale más caro, lo que implica un mayor esfuerzo para que sean rentables y por supuesto, añadiendo un grado extra de estrés para todos lo que trabajan en ella.

Uso de la tecnología:

Casi siempre, las pymes usan la tecnología justa y necesaria para llevar el negocio lo mínimamente organizado. Tienen una contabilidad, usan emails, quizás una página web, etc. pero hasta ahí, saben poco o nada de herramientas de productividad y casi siempre esto es debido a los puntos anteriores. El mayor problema con esto, muchas veces sin que las mismas pymes se percaten de esto, es que se van quedando atrás en un mundo cada vez más competitivo y en donde el uso de la tecnología de forma racional y coherente es fundamental para sobrevivir como empresa.

En mis últimos 3 artículos (enlaces abajo) sobre la pyme y la automatización de procesos, he tratado de explicar las grandes ventajas que esto traería al negocio, inclusive he hablado de cómo empezar poco a poco, cómo gestionar la resistencia al cambio y por qué no pueden darse el lujo de ignorar la automatización de procesos. Pero la verdad es que hasta ahora no he tocado los dos factores que más importan, según mi opinión, a la pyme como son los puntos anteriores uno y dos: tiempo y dinero.

En Estados Unidos, que todos sabemos lo productivos que son, se calcula que el empleado promedio pierde hasta dos horas diarias, un 25%, en cosas como:

• Explicando una y otra vez a los empleados nuevos o existentes como se realiza un proceso.
• Persiguiendo a compañeros o clientes para aprobaciones.
• Enterándose de la historia completa de un problema antes de resolverlo.
• Innumerables emails y chats cuándo el proceso no está estructurado.
• Perdida de información.
• Clientes enfadados por el tiempo que tardan en resolver incidencias.
• Tiempo perdido gracias a errores cometidos en la ejecución de los procesos.
• Tiempo perdido cuando un responsable de una tarea del proceso no está.
• Búsqueda de información para poder tomar una decisión.
• Y mucho más producto de la realización manual de procesos.
• Sin contar el estrés que produce todo lo anterior, desmotivación, aburrimiento, etc.

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Un 25% de pérdida de tiempo es un montón de dinero, pero cuando a la pyme se le aconseja automatizar sus procesos para ahorrar tiempo de sus empleados, sin contar el aumento de productividad, eficiencia, etc., siempre piensa que este tipo de tecnología es cara y complicada y que quizás le termine saliendo más caro “el collar que el perro”.

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Y esto es verdad, cuando se habla de plataformas “high end” de automatización de procesos, orientadas a empresas grandes, que cuestan decenas de miles de euros y necesitan de consultores certificados y todo un ecosistema para funcionar correctamente.

Pero hoy en día, esto ha cambiado y prueba de esto es Seliom, nuestra plataforma de automatización de procesos, diseñada y creada teniendo a las pymes en mente y poniéndose en sus zapatos para adaptarnos a su realidad operativa y económica.

Creo que la mejor manera de demostrar la viabilidad de la automatización de procesos en una pyme como estrategia solo para ahorro de costes y tiempo de los empleados, olvidándonos por un momento de los otros beneficios, es con datos reales en vez de con palabras. Para esto, he hecho este VIDEO (5 minutos) donde usando datos del mercado laboral de España y utilizando los precios de Seliom, demuestro cuál sería el retorno de inversión si una pyme decidiese adoptar la automatización de procesos.

Como queda evidenciado en el vídeo, no importa que combinación de datos se utilice, el retorno de la inversión en automatización de procesos, con Seliom, siempre da positivo desde el primer año, aunque solo se trate de ¡un

autónomo que trabajé solo! Y no solo queda demostrado que es una estrategia más que viable cuando se trata de ahorrar costes y tiempo, que es algo que podemos medir sin problema, sino que la pyme dispondría de más tiempo y más dinero para invertir en el negocio, para hacerlo crecer o simplemente quedarse como está en términos de crecimiento, pero siendo mucho más rentable y sin tanto lío.

Para aquellos interesados en el fichero Excel que utilicé en el vídeo para que pueda calcular el retorno de inversión usando datos propios de su país y empresa, por favor escribidme a reinaldo.hoffman@seliom.com y con mucho gusto os lo enviaré.

Autor: Reinaldo Hoffmann Lange. 18/02/2020.