Pyme: ¿Por qué no tiene sentido seguir gestionando el cobro y pago de facturas de forma manual?

Pyme: ¿Por qué no tiene sentido seguir gestionando el cobro y pago de facturas de forma manual?

Saturday, November 14, 2020

Simple, porque se pierde dinero.

No estoy hablando de la emisión de la factura o de recibirla por parte de los proveedores. De la emisión se encarga el sistema contable, ERP, servicio en la nube o hasta con Excel puedes emitir una factura. Yo me refiero a toda la gestión, que incluye estar pendiente de pagos y cobros, emails, llamadas, etc., que hay que realizar cada vez que hay que cobrar una factura o realizar un pago.

En el caso de cobros de facturas, no puede ser que:

    1. Haya que esperar a que el cliente pague cuando quiera y no cuando debe.
    2. Cuando alguna de las personas responsable de cobrar se ausenta, ese día no se cobren ciertas facturas.
    3. Que cuándo un cliente no ha pagado a tiempo, no se tenga un mecanismo fiable de recordatorios de pago alargando el impago de la factura por mucho más tiempo. Las estadísticas dicen que un 59% de las facturas son pagadas después del tercer recordatorio.
    4. Que las proyecciones de flujo de caja fallen porque los clientes no paguen a tiempo y quizás haya que incurrir a costosos préstamos para cubrir los gastos operativos de la empresa.
    5. Que, si una factura pasa a legal por impago, recopilar el historial de llamadas, emails, etc. sea una tarea titánica.
    6. Que el primer contacto con el cliente para cobrar una factura se realice el mismo día del vencimiento de la factura y en muchos casos, días después. Cuando lo ideal, sería tener un mecanismo que días antes del vencimiento de una factura, envíe un email al deudor recordando el próximo vencimiento de la factura. Está comprobado que una labor proactiva asegura los cobros a tiempo.

En caso del pago de facturas, se podría pensar que la pyme debería preocuparse por cobrar sus facturas lo más pronto posible y pagar las facturas lo más tarde posible. Pero resulta, que esto no es así ya que el pago tardío de facturas podría:

     1. Dañar su relación con los proveedores, inclusive a una suspensión de servicios.
     2. Dañar la reputación de la empresa.
     3. Afectar negativamente la calificación crediticia de la empresa y dificultar la apertura de una cuenta de crédito en el futuro.
     4. Generar el cobro de intereses por cada día que exceda los términos de pago acordados.
     5. Incumplimiento de contrato.
     6. Con múltiples facturas impagadas, no se tiene una idea clara de las finanzas y obligaciones financieras de la empresa, lo que dificulta su capacidad de tomar decisiones financieras inteligentes.

Por lo tanto, pagar las facturas a tiempo es tan importante como cobrarlas a tiempo. Una vez establecida la importancia de pagar también a tiempo, no puede ser que en el proceso de pago de facturas:

     1. Se pierda el control del proceso cuando falta alguna de las personas que lo ejecutan.
     2. Se extravíen facturas.
     3. Facturas con información incompleta queden detenidas en el proceso.
     4. No se tenga idea de cuál es el estatus de una factura por pagar.
     5. Se tenga los datos de número de pedido, factura y entrega desperdigados por todos lados.
     6. Que la operación de la empresa se vea afectada por la suspensión de despachos y/o servicios por retrasos en los pagos de facturas.

Como solución a esta situación, la mejor recomendación es automatizar los procesos de cobro y pago de facturas, el cual trae entre otros beneficios:

     1. Asegurar que los procesos de cobro y pago de facturas se realicen de forma predecible, constante, a tiempo y sin errores y con esto lograr:
        a. Reducción del 25% en cuentas por cobrar vencidas.
        b. Reducción de 15% a 25% de facturas incobrables.
     2. Ahorro de tiempo de empleados.
     3. Cobro más rápido.
     4. Aprovechamiento de descuentos por pronto pago que no se aprovechan porque pasan desapercibidos cuando la gestión se lleva de forma manual.
     5. Reducción de costes, sobre todo al no tener que incurrir en préstamos gracias a las facturas con atraso de pagos.
      6. Disposición de información sobre historial de pago y cobros muy útiles para la toma de decisiones y soporte de cualquier acción legal.

En cuanto al coste, en Seliom, nuestra plataforma en la nube para automatización de procesos de las pymes, tenemos definidos y automatizados los procesos de pago y cobro de facturas. Estos procesos están disponibles sin coste alguno para los usuarios registrados de Seliom. Como ejemplo, si una pyme factura 500.000€ al año y tiene una persona encargada del cobro y pago de facturas y un supervisor, el coste anual de Seliom sería de apenas 200€ lo que sería el 0,040% sobre la facturación y este porcentaje es aún mejor si la facturación es mayor. La verdad es, que cuesta tan poco y es tan fácil hacerlo, que no tiene sentido esperar más para tener automatizados los procesos de cobro y pago de facturas.

Y para los que quieren ir un poco más allá, podrían automatizar más bien todo el proceso Compra-a-Pago (Purchase-to-Pay, PTP) el cual va desde la solicitud de compra de un bien o servicio, la gestión de la compra con proveedores y finalmente el pago de las facturas. Asimismo, podría automatizar todo el proceso Orden-a-Cobro (Order-to-Cash, OTC).

Autor: Reinaldo Hoffmann Lange. 03/03/2020.

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