PYME: ¿Se está teletrabajando eficientemente?

PYME: ¿Se está teletrabajando eficientemente?

Saturday, November 14, 2020

Con la crisis del Coronavirus (COVID-19), millones de empresas han tenido que cerrar y adoptar el teletrabajo para mantenerse operativas. En España, solo un 3% de los empleados pudieron trabajar a distancia en el último año. A pesar de este dato, las empresas han reaccionado y han logrado poner en marcha el teletrabajo en tiempo récord y con esto, darse cuenta de que esta es una opción más que viable y que debería seguir cultivándose cuando la crisis causada por el Coronavirus pase. Pero ¿qué pasa con la eficiencia de los empleados cuando están trabajando de forma remota?

"Un empleado pierde en promedio 2,5 horas diarias pudiendo llegar a 3,8 horas diarias."

En mi artículo “PYME: ¿Cuál sería el retorno de tu inversión si automatizaras tus procesos operativos del día a día?” mencioné que un empleado perdía en promedio 2,5 horas diarias pudiendo llegar a 3,8 horas diarias [1], debido a las ineficiencias derivadas de la realización manual de los procesos de negocios. La cuestión está, en que estos datos están basados en que los empleados, en su mayoría, trabajasen en oficinas y no de forma remota.

Entonces, ¿el teletrabajo mejora o empeora esta situación?

A continuación, voy a describir algunos hechos que ocurren cuando la ejecución de los procesos se realiza de forma manual y como estos hechos se agravan o no cuando se está trabajando de forma remota.

Dificultad de gestionar los procesos al no saber quién estás haciendo qué, cómo y cuándo.

Debido a que en el procesamiento manual no se monitoriza la ejecución de tareas ni deja traza de su ejecución, es prácticamente imposible saber qué está realizando un empleado en un momento determinado. Ojo, que aquí no me refiero, ni apoyo, una gerencia de tener “vigilados” a los empleados, me refiero a cómo afecta esto a la realización de los procesos de negocio que al fin y al cabo es lo que interesa. En la oficina, un supervisor generalmente podría acercarse a cualquier empleado y preguntarle cómo va el asunto X, Y o Z. Esto, aunque es muy ineficiente por lo menos es una forma de enterarse como va un proceso en particular. Teletrabajando, esa cercanía física se pierde lo que hace que la gestión de procesos se vuelva aún más difícil.

Cada empleado hace las cosas de manera diferente.

Depender de que las personas recuerden cómo llevar a cabo las tareas, produce errores costosos y resultados impredecibles. En la oficina, para remediar este problema cualquier empleado que no recuerde como se realiza una determinada tarea, aunque ineficiente, siempre puede preguntarle al empleado que tiene al lado como se hace. Teletrabajando, igual puede preguntar, pero esto implica llamarlo por teléfono o enviarle un email cosas que toman más tiempo que simplemente voltearse y preguntar al de al lado, lo que retrasaría aún más la ejecución de un proceso.

Uso de email como herramienta para ejecutar los procesos.

Todo lo que debería ser predecible y obvio se convierte en largas cadenas de chats y correos electrónicos. Creo que este aspecto sigue siendo igual de ineficiente tanto si se está trabajando en la oficina como de forma remota.

Medir el rendimiento se vuelve muy complejo.

Antes comenté que en el procesamiento manual no se monitoriza la ejecución de tareas ni deja traza de su ejecución. Esto hace que sea casi imposible medir el rendimiento de los empleados. Una de las razones por las que hasta ahora el teletrabajo no ha tenido apoyo en muchos países es por la creencia de que si un empleado está en la oficina se asume que está “trabajando” lo cual no deja de ser una forma de “medir” el rendimiento de un trabajador. Con el teletrabajo, al no poder ver al empleado en la oficina la forma empírica de “medir” a un trabajador, se pierde.

Procesos persona dependientes.

Depender de personas que son las únicas que saben cómo se realizan determinadas tareas de un proceso tiene el problema que, si estas personas no están disponibles en un momento dado, el proceso se para. Creo que esto afecta igual a la realización de los procesos trabajando desde la oficina o de forma remota.

Dependencia de documentos que se encuentran en la oficina.

No es raro que para la realización de ciertos procesos todavía se necesite de documentación guardada en carpetas físicas. Trabajar con documentación no digitalizada ya es ineficiente estando los empleados en la oficina donde tienen acceso a esta, pero cuando se teletrabaja esta documentación física deja de estar disponible por lo que la realización de ciertos procesos no se puede hacer.

Soy un defensor acérrimo del teletrabajo y sus beneficios, pero como todo en esta vida, tiene que hacerse correctamente so pena de ser peor el remedio que la enfermedad. Si, está comprobado que el teletrabajo ahorra costes y mejora la moral de los empleados, pero en cuanto a eficiencia se refiere, implementar el teletrabajo sin tener los procesos de negocio debidamente automatizados lejos de atenuar los puntos 1-6 descritos anteriormente, los agrava y mucho. Si teniendo a los empleados en la oficina, hablamos de una pérdida de tiempo que va del 25% al 38% a causa de la realización manual de los procesos de negocios, estos porcentajes seguro se incrementan de forma importante cuando los empleados realizan su trabajo de forma remota.

"Esta más que probado que para que una empresa crezca manteniendo su rentabilidad, requiere que sus procesos se ejecuten de manera predecible, constante, a tiempo y sin errores."

Esta afirmación cobra aún más relevancia si se quiere implementar el teletrabajo.

En estas primeras semanas, como comenté al principio, las empresas han reaccionado y han adoptado el teletrabajo en tiempo récord, pero en su mayoría ha consistido en montar las plataformas tecnológicas necesarias para que los empleados puedan acceder a los sistemas de la empresa, tener videoconferencias, etc. y puedan trabajar desde casa, pero las ineficiencias existentes causadas por la realización manual de los procesos de negocio siguen latentes y en muchos casos estas ineficiencias han ido a peor.

Creo que estas primeras semanas de teletrabajo han servido para que las empresas consoliden sus plataformas que permiten el teletrabajo y para acostumbrase a esta “nueva” modalidad de trabajo, pero ha llegado el momento de ir más allá y empezar, y rápido, con la automatización de sus procesos de negocio para que el teletrabajo sea realmente eficiente y productivo.

Autor: Reinaldo Hoffmann Lange. 20/04/2020.

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