PYME: ¿Por qué no pueden darse el lujo de ignorar la automatización de sus procesos?

PYME: ¿Por qué no pueden darse el lujo de ignorar la automatización de sus procesos?

Saturday, November 14, 2020

Resumiendo, la automatización de los procesos operativos permite que una pyme crezca. Lo que sucede con muchas de ellas es que no se dan cuenta que la implementación de procesos de negocios y su automatización son extremadamente importantes y tal vez incluso más críticos para ellas que para las grandes empresas.

Sin embargo, pareciera que son precisamente las grandes empresas las que ha disfrutado más de las grandes ventajas que ofrece la automatización de procesos. Pero ¿Qué hay de las pymes? "Es demasiado caro y complicado para mi negocio", "¿Por qué quiero automatizar mis procesos? La contabilidad es todo lo que necesito "... A menudo escuchamos estos comentarios de propietarios de pequeñas y medianas empresas.

"La principal preocupación de las pymes se centra en los costes de la tecnología frente al ROI de la tecnología."

Para las pequeñas empresas típicas, los propietarios ciertamente se preocupan más por los clientes y el flujo de efectivo que por las actualizaciones del sistema de TI. Mientras sus ordenadores funcionen correctamente y el software de contabilidad mantenga sus registros financieros, el negocio va por buen camino.

Sin embargo, a medida que una empresa crece, comienzan a aparecer problemas: cuantos más clientes tienen, más trabajo administrativo se crea, por lo que necesitan más personal, necesitan mantener más registros y asegurarse de que coincidan entre sí; los costes operativos aumentan mucho más rápido que las ganancias, etc. El propietario termina dándose cuenta de que el negocio está atrapado en una situación donde tiene más clientes, pero ahora es menos rentable ya que termina siendo superado por sus procesos y procedimientos operativos.

Sin procesos automatizados, las pymes están perdiendo su competitividad en el mercado, sin mencionar el crecimiento y la expansión.

Más importante aún, dado que cada vez más empresas grandes automatizan sus procesos, en esta misma medida crecen las amenazas para las pymes. Para contrarrestar estas amenazas y aprovecharse de que tienen más flexibilidad y velocidad de reacción que las empresas grandes, la adopción de la automatización de procesos mejoraría la capacidad de las pymes para entregar productos en semanas, en lugar de meses, dándoles claras ventajas competitivas sobre las empresas grandes.

"Las ventajas de la automatización de procesos para las pymes son obvias: maximiza la productividad y la rentabilidad con uso mínimo de recursos."

A diferencia de los grandes recursos financieros y de sistemas que poseen la mayoría de las grandes empresas, las pymes tienen un número limitado de personal y de recursos financieros por lo que no pueden darse el lujo de que su personal pierda horas de trabajo en labores manuales y repetitivas impactando negativamente el rendimiento de la empresa.

Con sus procesos automatizados, las pymes pueden liberar a los empleados de tediosas tareas administrativas y hacer un mejor uso de su tiempo, conocimiento y creatividad. No solo reduce el tiempo innecesario en el trabajo administrativo, sino que también ayuda a elevar la motivación y el rendimiento del personal.

El tener todos los procesos automatizados reduce el error humano y mantiene la información actualizada en todo momento. Todos los miembros de la empresa pueden examinar el estado del trabajo en cualquier momento, estar al tanto de los próximos pasos y quién es responsable de qué. Y, cuando un cliente llama, cualquiera puede atender la llamada y proporcionar información precisa.

Además de mejorar la satisfacción del cliente, la automatización de procesos también brinda a las pymes una visibilidad amplia de sus negocios: los propietarios pueden obtener información en tiempo real, monitorizar el funcionamiento de la empresa y responder rápidamente a las oportunidades comerciales.

Es verdad que, hasta hace relativamente poco, la automatización de procesos no era asequible para las pymes debido a su elevado coste, pero hoy en día afortunadamente esto ya no es verdad, aunque muchas pymes todavía no lo saben.

Las pymes pueden contratar la automatización de procesos como un servicio en la nube (SaaS – Software como servicio) en la que la inversión inicial es cero ya que no hay que invertir en ordenadores, personal especializado, costosas instalaciones de software, etc. y solo pagar por lo que usa, al igual que hace con sus servicios de teléfono, luz, agua, etc.

Las pymes deben analizar el ROI a largo plazo y el potencial de crecimiento empresarial que la automatización de procesos aporta al negocio. Automatizando sus procesos las pymes podrán gestionar y hacer un seguimiento mucho mejor que realizando los procesos manualmente, a cientos de solicitudes, trámites y demás gestiones que día a día demandan sus clientes internos y externos y todo esto con uso mucho más eficiente de su personal.

Seliom, nuestra plataforma de colaboración, en la nube, orientada a ayudar a las pymes a mejorar su eficiencia operativa y rentabilidad mediante la automatización de sus procesos de forma simple, rápida, económica y con mínima intervención de TI.

Autor: Reinaldo Hoffmann Lange. 11/02/2020.

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